Архивный отдел | Крапивинский муниципальный округ

Начальник архивного отдела - Рассомахина Нина Егоровна
тел. 22-6-76, 8-9235330670

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

4.1. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела;

4.2. Подготавливает предложения в Администрацию округа по развитию архивного дела в Крапивинском муниципальном округе, а также улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов;
4.3. Представляет в Архивное управление Кемеровской области отчеты и необходимую информацию:
4.3.1. Об исполнении отдельных государственных полномочий Кемеровской области - Кузбасса по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Кемеровской области;
4.3.2. О состоянии архивного дела в Крапивинском муниципальном округе Кемеровской области;
4.3.3. О численности, составе и движении работников Отдела и др.;
4.4. Доводит до сведения главы Администрации и готовит материа-лы, содержащие данные о нарушении законодательства в области архив-ного дела (в том числе указывающие на наличие события административ-ного правонарушения в установленной сфере деятельности - о фак-тах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, др.), для передачи указанных материалов в Архивное управление Кемеровской области.

4.5. В области обеспечения сохранности архивных документов осуществляет:

4.5.1. Постоянное хранение:
→ документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности Крапивинского муниципального округа после истечения сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;
→ документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории Крапивинского муниципального округа;
→ документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда;

4.5.2. Временное хранение:
→ документов Архивного фонда Кемеровской области - Кузбасса в соответствии с наделением органов местного самоуправления Крапивинского муниципального округа отдельными государственными полномочиями в данной области;
→ документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к муниципальной собственности Крапивинского муниципального округа, ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
→ документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе в результате банкротства, зарегистрированных на территории Крапивинского муниципального округа;
4.5.3. Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание документов в должном физическом состоянии;
4.5.4. Проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в Отделе, и организацию розыска документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета;

4.5.5. Контроль за сохранностью выданных из архивохранилищ Отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возращению архивных документов в архивохранилища Отдела;
4.5.6. Разработку и при необходимости периодический пересмотр планов конкретных мероприятий и других нормативных документов о работе Отдела в чрезвычайных ситуациях; выполнение в установленном порядке мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны;

4.6. В области организации комплектования (формирования) архивными документами осуществляет:

4.6.1. Составление списков организаций – источников комплектования Отдела, внесение предложений по изменению списков и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии Архивного управления Кемеровской области - Кузбасса;
4.6.2. Ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования Отдела;
4.6.3. В пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации в области архивного дела);
4.6.4. Рассмотрение и подготовку:
→ к утверждению (согласованию) экспертно-проверочной комиссией Архивного управления Кемеровской области - Кузбасса описей дел документов постоянного срока хранения, образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования Отдела, актов о неисправимом повреждении документов, актов об утрате документов;
→ к согласованию экспертно-проверочной комиссией Администрации описей дел по личному составу (или их годовых разделов), описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов по личному составу;
4.6.5. Совместно с источниками комплектования Отдел согласовывает инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования Отдела;
4.6.6. Взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования Отдела в форме методической и практической помощи:
→ в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
→ по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
→ по упорядочению документов по личному составу;
→ по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении.
4.6.7. Совместно с архивным отделом администрации Крапивинско-го муниципального округа на рассмотрение экспертно-проверочной ко-миссии Архивного управления Кемеровской области:
→ предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем типовых архивных документов (в сторону их увеличения), определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.

4.7. В области учета архивных документов осуществляет:

4.7.1. Государственный учет архивных документов (в том числе документов личного происхождения, документов по личному составу), хранящихся в Отделе и в организациях - источниках комплектования Отдела; представление установленных учетных сведений, в том числе паспорта архива, в Архивное управление Кемеровской области для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу;
4.7.2. Фондирование архивных документов при описании принятых в Отдел необработанными документов, переработке описей, не отвечающих требованиям поиска и учета документов, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
4.7.3. Ведение учетной базы данных «Архивный фонд», представление копии базы данных в Архивное управление Кемеровской области для ведения базы данных «Фондовый каталог».

4.8. В области использования архивных документов, хранящихся в Отделе, осуществляет:

4.8.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке (выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам архивные справки социально-правового, тематического характера, архивные копии, выписки документов);
4.8.2. Предоставление государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронном виде, в соответствии с федеральными законами от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
4.8.3. Экспонирование архивных документов на выставках;
4.8.4. Использование архивных документов в средствах массовой информации;
4.8.5. Проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, дней открытых дверей, лекций, докладов, читательских конференций, уроков для школьников и др.) с использованием архивных документов;
4.8.6. Публикацию архивных документов;
4.8.7. Создание и развитие системы справочно-поисковых средств к архивным документам, хранящимся в Отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании хранящихся в Отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата;
4.8.8. Обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции.

4.9. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт; проводит совеща-ния, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации до-кументов в делопроизводстве и обеспечения их сохранности.

4.10. Внедряет в практику работы Отдела нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, про-грессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

4.11. Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.

4.12. При осуществлении функций, возложенных на Отдел, его начальник и сотрудники несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством

Перечень законов и иных нормативно-правовых актов,
определяющих полномочия, задачи и функции архивного отдела администрации Крапивинского муниципального района

Законодательство Российской Федерации

Федеральный закон от 06.10.2003 №131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 07.09.2015, регистрационный N 38830);

Законодательство Кемеровской области

Закон Кемеровской области от 26.03.2007 № 35-ОЗ «Об архивном деле»

Нормативные акты Крапивинского муниципального района

Устав Крапивинского муниципального района;
Положение об архивном отделе администрации Крапивинского муниципального района» - утверждено распоряжением администрации Крапивинского муниципального района от 24.11.2014 № 50-р;
Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Предоставление оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации» - утвержден постановлением администрации Крапивинского муниципального района от 20.11.2017 № 1039